Resultados reales
Dos negocios, dos procesos distintos y el mismo resultado: más tiempo.
Así se veía el trabajo antes, qué construí y qué cambió después. Sin adornos y con los números que se midieron.
Por confidencialidad, no publico los nombres de los clientes.
De apagar fuegos a tener cada orden a la vista
Un negocio que vende productos promocionales personalizados hacía casi todo a mano. QuickBooks solo se usaba para preparar estimados y órdenes de compra (POs).
La información existía, pero nadie la veía completa. No había visibilidad de las órdenes, de qué estimados seguían esperando aprobación ni de dónde estaba cada paquete.
Para contestar cualquiera de esas preguntas había que buscar a mano. El negocio vivía reaccionando a lo que surgía en el día.
- Un tablero que trae toda la información de QuickBooks con sincronizaciones automáticas
- Correos automáticos que le recuerdan al cliente aprobar su estimado
- Un correo diario a cada vendedor con lo que tiene pendiente ese día
- Un calendario de órdenes y llegadas
- Números de rastreo que se añaden solos
25% de su tiempo de vuelta. Horas que antes se iban en buscar, confirmar y perseguir.
Los clientes también ganaron: un mecanismo automático les informa dónde está su orden, sin que nadie tenga que escribirles.
Las órdenes y los estimados pendientes no se veían en ningún lugar.
Un tablero sincronizado con QuickBooks muestra todo en un solo sitio.
Que el cliente aprobara un estimado dependía de que alguien se acordara de escribirle.
El recordatorio de aprobación sale solo.
Saber qué le tocaba a cada vendedor ese día requería revisar a mano.
Cada vendedor recibe un correo con sus pendientes del día.
No había forma fácil de saber por dónde venía cada paquete.
El tracking se añade automáticamente y el cliente sabe dónde está su orden.
Menos tiempo persiguiendo clientes, más tiempo buscando nuevos
Trabajé con el departamento de ventas completo de una empresa. El encargo tenía dos partes: enseñarle al equipo a usar IA en su trabajo y automatizar el seguimiento a clientes.
El seguimiento a clientes se llevaba una parte importante de la semana de cada ejecutivo. Es trabajo necesario, pero repetitivo: correos, recordatorios y revisar quién falta por contestar.
Cada hora ahí era una hora menos buscando clientes nuevos.
- Capacité a todo el departamento, no solo a unos pocos
- Enseñé a usar IA en las tareas reales del día a día de ventas
- Les enseñé cómo automatizar el seguimiento a clientes
- Todo pensado para que el equipo lo use por su cuenta
18% del tiempo de seguimiento, de vuelta.
Los ejecutivos recuperaron casi una quinta parte del tiempo que dedicaban a dar seguimiento. Hoy ese tiempo lo usan para buscar clientes nuevos.
El seguimiento se hacía a mano, cliente por cliente.
El seguimiento a clientes está automatizado.
El tiempo de seguimiento competía con la búsqueda de clientes nuevos.
Ese 18% recuperado se dedica a prospectar.
Primer paso
¿Tu equipo pierde tiempo en algo parecido?
Cuéntamelo. En 30 minutos vemos si se puede automatizar y qué resultado sería razonable esperar.